ALD Automotive est N°1 sur le marché du leasing opérationnel et de la location court- et moyen-terme de véhicules au Luxembourg, où l’entreprise est implantée depuis plus de 35 ans. Avec son parc de 147000 véhicules et ses solutions de « smart-mobility » durables et innovantes, l’entreprise et sa centaine de collaborateurs ont le vent en poupe. Certifiée ISO 9001 et maintes fois labellisée, elle est à la recherche permanente du meilleur équilibre People-Profit-Planet. Des valeurs d’Innovation, de Responsabilité et d’Engagement notamment, qu’elle a particulièrement développé dans une optimisation de sa gestion des visiteurs.

Ce sont en moyenne 500 clients ou fournisseurs par mois qui se présentent à l’accueil des deux implantations d’ALD Luxembourg, le centre logistique à Kehlen et le siège à Strassen. Jusqu’à présent, ils s’inscrivaient dans un registre de visites : une inscription manuscrite suivie de l’attribution d’un badge cartonné. Des méthodes qui ne correspondaient plus aux standards d’efficacité et de sécurité chères à l’entreprise, nous explique Claudia De Matos, Coordinatrice de la Réception :

« En premier lieu, le cahier d’inscription, visible de tous, est une enfreinte au Règlement Général de la Protection des Données. Peu sécuritaire donc, parfois difficilement lisible pour la génération des badges par exemple, nécessitant un archivage rigoureux et une destruction à terme, et trop artisanal en termes d’image. Nous cherchions un outil simple, efficace, libérant du temps pour nous consacrer à d’autres tâches ».

 Puis est survenue l’épidémie de Covid-19 qui n’a fait que renforcer la détermination de l’équipe de réception, la dimension sécuritaire devenant prépondérante. La proximité des personnes, la manipulation du registre et d’un stylo par les visiteurs successifs devenaient réellement problématiques et dangereuses pour les personnes. Un double défi, que l’équipe en place a rapidement transformé en opportunité lorsqu’Up Trace lui a présenté son application SERIANE PROTECT PEOPLE, une App de suivi des personnes développée dans le cadre du Covid-19.

SERIANE PP, c’est un outil ultra-sécurisé de gestion centralisée de l’identification des visiteurs, des employés, des locaux partagés au sein d’une organisation. Il est basé sur l’utilisation du smartphone personnel exclusivement pour éviter tout contact avec des objets manipulés par d’autres personnes. Il permet par simple scan d’un QR code en entrée ou sortie, à l’accueil ou au niveau de salles, de s’annoncer, s’enregistrer, se localiser mais aussi d’être averti en cas de contact Covid avéré en toute confidentialité. L’App est auto-gérée par l’entreprise au travers d’une plateforme sécurisée sur le Cloud, totalement personnalisable et adaptable : logo, langue, gestion des salles, mails envoyés, etc. Au moyen de filtres et codes-couleur, le gestionnaire peut filtrer, trier ou rechercher les visites reçues. Elle est conforme à la législation RGPD et « user-friendly ».

Les facteurs de succès de SERIANE PP ? Une implémentation très rapide (moins d’une semaine) et un coût extrêmement compétitif qui s’ajoutent à la sécurité et la grande simplicité de l’application.

Claudia De Matos confirme : « Pratique, intuitive, l’application est aujourd’hui largement utilisée et nous facilite vraiment la vie ! Up Trace a eu une excellente réactivité pour adapter le produit à nos souhaits et continue à le faire évoluer en fonction de nos demandes. Ils ont par exemple rendu l’export des données et la génération de badges à partir de l’application possible. Ils ont été un véritable partenaire de notre projet et chose importante à nos yeux, avec eux notre défi a même pris des couleurs locales, luxembourgeoises. Une philosophie qui nous tient à cœur, tout comme la sécurité de tous ».

 

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